Poradnik ecommerce

Wojtek Gąciarz

19.1.2022

Automatyzacja e-commerce: produkcja towarów

Od czasu do czasu do producenta wpływają zamówienia na produkty, których nie ma na stanie magazynowym. Wówczas powstaje potrzeba przekazania takich zamówień do produkcji. Zobacz, jak poukładać ten proces, aby realizacja zamówienia przebiegła sprawnie i bez zbędnych błędów.

I.Stały monitoring stanów

Na początku należy określić, czy na stanie magazynowym znajdują się produkty, które klient chce zamówić, czy trzeba je zlecić do produkcji.

  • Jeśli w magazynie są wysokie stany na dany produkt należy przekazać zamówienie do realizacji.
  • Jeśli stany magazynowe są niskie, należy przekazać zamówienie do produkcji.
  • Natomiast jeśli w magazynie nie ma produktów objętych zamówieniem, należy albo zamknąć aukcję lub zdjąć produkt ze sklepu albo wydłużyć czas realizacji zamówienia (co da niezbędny czas na wyprodukowanie towaru).

II.Przyjęcie zamówienia

Następnie należy przefiltrować zamówienia i podzielić je na dwie grupy - zapłacone i nieopłacone. To z kolei pozwoli rozpocząć monitoring zamówień nieopłaconych i:

  • wysyłać do klientów e-maila przypominającego o zaległej płatności,
  • w razie nieopłacenia zamówienia w określonym czasie (np. do 7 dni od jego wpłynięcia do sklepu) usunąć rezerwację towaru w magazynie, a także zwrócić prowizję do marketplace’u i wysłać e-maila do klienta z informacją o usunięciu zamówienia,
  • przekazać zamówienie do realizacji, gdy zostanie opłacone.


III.Realizacja zamówienia

Główny etap - czyli realizacja zamówienia - rozpoczyna się od rezerwacji towaru, razem z wystawieniem dokumentu WZ lub jakiegokolwiek innego, który jest potrzebny do dokumentacji obiegu towarów na produkcji.

W przypadku, gdy towaru nie ma na stanie:

  • system generuje raporty (np. każdego dnia) ze skumulowaną liczbą zamówień niezrealizowanych, które czekają na wytworzenie w produkcji,
  • w przypadku produktów złożonych istnieje możliwość rozbicia ich na poszczególne pozycje z uwzględnieniem tych, które nie mają stanu na magazynie,
  • jeśli sklep korzysta z integracji np. z systemem WMS, integracja przekazuje komplet dokumentów do systemu i monitoruje proces,
  • natomiast jeśli sklep nie kontynuuje korzystania z integracji np. z systemem WMS, ta jedynie sprawdza, czy produkt został utworzony - jeśli przyjęcie towaru zostanie zarejestrowane, następuje dalsze przetworzenie zamówienia.

Natomiast w przypadku, gdy towar jest na stanie magazynowym, procedura wygląda analogicznie do opisanej w artykule “Automatyzacja e-commerce: szybka realizacja zamówień”.


Następnie rozpoczyna się etap przygotowania zamówienia do wysyłki, którego przebieg można przeprowadzić według kilku procedur, w zależności od sposobu wysyłki zamówienia, jego gabarytów lub kodu pocztowego.

  • Sposób wysyłki i gabaryty - realizacja zamówienia w tym przypadku rozpoczyna się od kompletowania i pakowania produktów oraz wydrukowania listu przewozowego, który nakleja się na paczkę. W tym momencie można posortować paczki według kurierów, tzn. aby wszystkie paczki czekające na konkretnego kuriera znajdowały się na jednej rampie. Natomiast w przypadku pierwotnego sortowania paczek gabarytami, następuje automatyczne ponowne sortowanie pod kurierów, aby właściwe paczki znajdowały się na jednej rampie - w przypadku zastosowania taśm przy pakowaniu, możliwa jest pełna automatyzacja transportu zamówień na odpowiednią rampę.
  • Kod pocztowy - w tym przypadku osoba odpowiedzialna za pakowanie, np. kierownik magazynu tworzy trasy poruszania się po magazynie dla pakowaczy. Posortowana grupa zamówień trafia do pakowania. Pakowacz nadaje paczce status “spakowane”, a następnie drukuje wewnętrzny list przewozowy. Teraz paczki mogą być ładowane do transportu według wybranej kolejności.


IV.Monitoring paczki

Informację o oczekiwaniu paczki na odbiór przez kuriera można przekazać klientowi za pomocą wiadomości e-mail lub SMS. Jednak firmy kurierskie zazwyczaj korzystają ze swoich własnych systemów automatyzujących wysyłanie powiadomień o statusie przewozu paczki. Dlatego nie jest zalecane, aby dodatkowo tworzyć własne powiadomienia ze sklepu.

Na etapie odbioru paczki przez zamawiającego, można automatycznie ustawić, by w tym momencie wysłać do niego fakturę na adres e-mail. Warto także wysłać do klienta maila z podziękowaniem za odbiór paczki, wybranie naszego sklepu oraz z prośbą o wystawienie opinii o realizacji zamówienia. 

IV.I.Przypadki niestandardowe

1.Zwrot

Jeśli produkt nie spełnia oczekiwań klienta, ten może dokonać jego zwrotu. Wówczas status zamówienia zostaje zaktualizowany i w zależności od warunków zwrotu obowiązujących w sklepie, możliwy jest zwrot pieniędzy do klienta oraz prowizji do marketplace.

2.Paczka nieodebrana

Jeśli klient nie odebrał paczki, zamówienie otrzymuje odpowiedni status, a do magazynu zostaje przesłana informacja, aby przygotować dokument, który potwierdzi przyjęcie paczki z powrotem do magazynu. 

3.Paczka zagubiona

Jeśli paczka zagubi się w transporcie, zamówienie otrzymuje nowy status i jest traktowane priorytetowo. Ważne, aby klient został poinformowany o tym fakcie. Można zautomatyzować ten proces, wysyłając do klienta wiadomość na adres e-mail, jednak ze względu na jakość obsługi klienta, lepiej poinformować go o tym bezpośrednio. 

4.Paczka anulowana

Jeśli paczka została już opłacona następuje zwrot kosztów transportu i prowizji do marketplace’u. Dobrym rozwiązaniem jest wysłać do klienta wiadomość e-mail z pytaniem o powód anulowania zamówienia oraz zachęceniem do ponownych zakupów. 




Newsletter SellIntegro

Zapisz się na newsletter, aby nie przegapić najciekawszych artykułów z bloga i nowości ze świata e-commerce!

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana.
Niestety coś poszło nie tak.