Poradnik ecommerce

Wojtek Gąciarz

19.1.2022

Automatyzacja e-commerce: szybka realizacja zamówień

Obsługa zamówień to główne zadanie sklepu. Jednak nie wystarczy spakować i wysłać produktu do klienta. Trzeba zrobić to w jak najkrótszym czasie i jak najmniejszym kosztem, a to generuje problemy. Chyba, że wiesz jak uporządkować poszczególne elementy tego procesu. Realizacja zamówienia może przebiegać sprawnie i bez błędów, jeśli podążasz krok po kroku za precyzyjną instrukcją. Zobacz, w jaki sposób przeprowadzać poszczególne etapy realizacji zamówienia.


I.Przyjęcie zamówienia

Realizacja zamówienia rozpoczyna się od jego przyjęcia - gdy informacja o zakupionym produkcie wędruje do systemu e-commerce lub ERP sklepu. 

Pierwszą czynnością, która zabezpiecza płynność procesu, jest wygenerowanie dokumentu rezerwującego produkt w magazynie. W ten sposób zabezpieczasz go przed wydaniem w innym zamówieniu i eliminujesz ryzyko anulowania zamówienia lub przedłużania jego realizacji, aż do uzupełnienia stanów magazynowych o ten produkt.

Następnie należy nadać zamówieniu status, kierując się kryterium uiszczenia opłaty. W ten sposób podzielisz zamówienia na zapłacone oraz nieopłacone. To z kolei pozwoli rozpocząć monitoring zamówień nieopłaconych i:

  • wysyłać do klientów maila przypominające o zaległej płatności,
  • w razie nieopłacenia zamówienia w określonym czasie (np. do 7 dni od jego wpłynięcia do sklepu) usunąć rezerwację towaru w magazynie, a także zwrócić prowizję do marketplace’u i wysłać e-maila do klienta z informacją o usunięciu zamówienia,
  • przekazać zamówienie do realizacji, gdy zostanie opłacone.

II.Realizacja zamówienia

Po przyjęciu zamówienia rozpoczyna się główny etap, czyli jego realizacja. Na tym etapie działania przenoszą się do magazynu. 

  1. Picker otrzymuje zbiorczą listę produktów z kilku zamówień, które musi zebrać w magazynie. W tym celu skanuje kody kreskowe produktów, co powoduje zmianę statusu zamówienia i otwiera drogę pakowaczowi do rozpoczęcia kompletowania zamówienia i wysyłki.
  1. Wówczas na ekranie przy stanowisku pakowania wyświetla się zamówienie jako całość lub poszczególne produkty wchodzące w skład tego zamówienia. Pakowacz skanuje każdy produkt przed zapakowaniem i odznacza je na ekranie. 
  • Dzięki temu proces pakowania produktów staje się bardziej przejrzysty i maleje ryzyko błędnej kompletacji zamówienia (tj. wysłania do klienta innego produktu niż ten zamówiony). System nie pozwala zapakować produktu spoza zamówienia albo spakować zbyt mało lub za dużo sztuk produktów.
  1. Gdy wszystkie produkty zostały zeskanowane i zapakowane, należy określić gabaryt lub liczbę paczek.
  1. Gdy zamówienie otrzyma status “spakowane”, system automatycznie drukuje list przewozowy oraz dokument handlowy:
  • jeśli dokument ma być fiskalizowany, drukuje się jednocześnie z listem przewozowym dzięki czemu można dołączyć go do paczki,
  • jeśli jednak dokument nie jest fiskalizowany (przypominamy, że sprzedaż internetowa nie jest objęta obowiązkiem fiskalizacji), można go wygenerować i w formie elektronicznej wysłać klientowi na adres e-mail. 

W tym momencie zamówienie jest skompletowane, zapakowane i czeka na odbiór przez kuriera.


Newsletter SellIntegro

Zapisz się na newsletter, aby nie przegapić najciekawszych artykułów z bloga i nowości ze świata e-commerce!

Dziękujemy! Twoja wiadomość została wysłana.
Niestety coś poszło nie tak.